Herzlich willkommen im Service-Portal.
Datenschutz
Datenschutzerklärung
Eigentümer- & Mieterportal
Stand: September 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
NBF Hausverwaltung & Gebäudemanagement UG (haftungsbeschränkt)
Eugen-Martin-Str. 21 d
79106 Freiburg im Breisgau
Telefon: 0761 769 90 86 0
E-Mail: hallo@nbf-hausverwaltung.de
Web: www.nbf-hausverwaltung.de
Vertreten durch den Geschäftsführer:
René Alexander Brucker
Diese Datenschutzerklärung gilt für unser Eigentümer- und Mieterportal unter portal.nbf-hausverwaltung.de.
2. Zweck des Eigentümer- und Mieterportals
Wir stellen Eigentümern, Mietern und sonstigen berechtigten Nutzern ein digitales Serviceportal zur Verfügung.
Das Portal dient insbesondere der Kommunikation mit unserer Hausverwaltung sowie – abhängig vom jeweiligen Vertrags- oder Verwaltungsverhältnis und den freigeschalteten Funktionen – der Bereitstellung und dem Austausch von Informationen und Dokumenten.
Über das Portal können insbesondere:
- Dokumente und Verwaltungsunterlagen bereitgestellt und abgerufen,
- Nachrichten und Verwaltungsanliegen übermittelt,
- Störungen und Schäden gemeldet,
- objekt-, miet- und eigentumsbezogene Informationen eingesehen,
- Abrechnungs- und Vertragsinformationen bereitgestellt,
- Verbrauchsinformationen angezeigt und
- gegebenenfalls Funktionen im Zusammenhang mit Wohnungseigentümerversammlungen und Beschlüssen genutzt werden.
Welche Funktionen zur Verfügung stehen, hängt vom jeweiligen Nutzerkonto und Verwaltungsverhältnis ab.
3. Technische Bereitstellung durch Immoware24
Für die technische Bereitstellung unseres Eigentümer- und Mieterportals verwenden wir Portal24 der
Immoware24 GmbH
Magdeburger Straße 51
06112 Halle (Saale)
Immoware24 verarbeitet die für den Betrieb des Portals erforderlichen personenbezogenen Daten in unserem Auftrag.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Vertrages über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten unserer Eigentümer, Mieter und sonstigen Portalnutzer im Rahmen unserer Hausverwaltung bleibt die NBF Hausverwaltung & Gebäudemanagement UG (haftungsbeschränkt).
4. Registrierung und Benutzerkonto
Zur Nutzung der geschützten Bereiche des Portals ist ein persönlicher Portalzugang erforderlich.
Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Vor- und Nachname,
- E-Mail-Adresse und weitere Kontaktdaten,
- Benutzer- und Zugangsdaten,
- Informationen zur Registrierung und Aktivierung des Kontos,
- Zuordnung zu einem Mietverhältnis, einer Eigentumseinheit oder einem Verwaltungsobjekt sowie
- Informationen über die Nutzung und Berechtigung des Portalzugangs.
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Bereitstellung des Portalzugangs und zur Durchführung des jeweiligen Vertrags- bzw. Verwaltungsverhältnisses auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
5. Verarbeitung von Verwaltungs-, Miet- und Eigentümerdaten
Im Portal können abhängig vom jeweiligen Vertrags- oder Verwaltungsverhältnis insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
- Stamm- und Kontaktdaten,
- Objekt- und Einheitszuordnungen,
- Miet- und Vertragsdaten,
- Eigentümerdaten,
- Abrechnungs- und Zahlungsinformationen,
- Hausgeld- und Betriebskosteninformationen,
- Verbrauchsinformationen,
- Dokumente und Verwaltungsunterlagen,
- Schriftverkehr und Mitteilungen,
- Störungs- und Schadensmeldungen,
- hochgeladene Bilder und Dokumente,
- Informationen zu Wohnungseigentümerversammlungen und Beschlüssen sowie
- technische Nutzungs- und Protokolldaten.
Welche Daten tatsächlich verarbeitet werden, richtet sich nach dem jeweiligen Verwaltungsverhältnis und den von Ihnen genutzten Funktionen.
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Durchführung des jeweiligen Vertrags- oder Verwaltungsverhältnisses erforderlich ist.
Soweit wir gesetzlichen Verpflichtungen unterliegen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen von NBF, einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer oder eines Dritten erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zu diesen Interessen gehören insbesondere die ordnungsgemäße und effiziente Immobilienverwaltung, die Dokumentation von Verwaltungsvorgängen sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.
6. Dokumente und Downloadinformationen
Über das Portal können Ihnen Dokumente und Verwaltungsunterlagen zur Verfügung gestellt werden.
Hierzu können beispielsweise gehören:
- Jahresabrechnungen,
- Wirtschaftspläne,
- Betriebskostenabrechnungen,
- Protokolle,
- Beschlüsse,
- Hausordnungen,
- Vertragsunterlagen,
- Rundschreiben und
- sonstige objektbezogene Dokumente.
Im Rahmen der technischen Bereitstellung kann verarbeitet werden, ob ein Dokument über das Portal bereitgestellt, aufgerufen oder heruntergeladen wurde.
Diese Informationen können insbesondere zur Bereitstellung des Portals, zur Dokumentation von Verwaltungsvorgängen sowie zur Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Verpflichtungen verarbeitet werden.
7. Anliegen sowie Störungs- und Schadensmeldungen
Wenn Sie über das Portal ein Anliegen, eine Störung oder einen Schaden melden, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen und übermittelten Informationen zur Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs.
Dies können insbesondere sein:
- Name und Kontaktdaten,
- betroffenes Objekt bzw. betroffene Einheit,
- Beschreibung des Sachverhalts,
- Datum und Zeitpunkt der Meldung,
- Fotos,
- Dokumente und sonstige Anlagen sowie
- die weitere Kommunikation zum Vorgang.
Bitte übermitteln Sie nur personenbezogene Daten, die zur Bearbeitung des jeweiligen Anliegens erforderlich sind.
Die Verarbeitung erfolgt abhängig vom jeweiligen Sachverhalt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO.
8. Weitergabe von Daten zur Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen
Zur Bearbeitung eines über das Portal gemeldeten Vorgangs kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten an Dritte weiterzugeben.
Hierzu können insbesondere gehören:
- Handwerks- und Fachunternehmen,
- Hausmeister- und Gebäudedienstleister,
- Mess- und Abrechnungsdienstleister,
- Versorgungsunternehmen,
- Versicherungsunternehmen,
- Sachverständige,
- Rechtsanwälte und andere berufliche Berater sowie
- Behörden und sonstige öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist und eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.
Bei einer Schadensmeldung können beispielsweise Name, Kontaktdaten, Objektadresse und Informationen zum Schaden an ein mit der Schadensbeseitigung beauftragtes Unternehmen übermittelt werden, soweit dies zur Terminvereinbarung und Durchführung der Arbeiten erforderlich ist.
9. Server-Logdateien und technische Daten
Beim Aufruf und bei der Nutzung des Portals werden technisch erforderliche Daten verarbeitet.
Hierzu können insbesondere gehören:
- IP-Adresse,
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
- aufgerufene Seiten und Funktionen,
- Browsertyp und Browserversion,
- verwendetes Betriebssystem,
- Referrer-Informationen sowie
- technische Protokoll-, Fehler- und Sicherheitsinformationen.
Die Verarbeitung dient insbesondere der technischen Bereitstellung des Portals, der Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit, der Fehleranalyse sowie der Erkennung und Abwehr unberechtigter Zugriffe.
Soweit hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, zuverlässigen und störungsfreien Bereitstellung unseres Eigentümer- und Mieterportals.
10. Technisch notwendige Cookies
Unser Eigentümer- und Mieterportal Portal24 verwendet technisch notwendige Cookies.
Diese Cookies sind erforderlich, damit das Portal und seine wesentlichen Funktionen ordnungsgemäß und sicher bereitgestellt werden können.
Die Cookies können insbesondere folgenden Zwecken dienen:
- Bereitstellung der Portalfunktionen,
- Anmeldung und Authentifizierung,
- Verwaltung von Benutzersitzungen,
- Aufrechterhaltung einer Sitzung während der Portalnutzung,
- Sicherheitsfunktionen und Schutz vor unberechtigten Zugriffen sowie
- Speicherung technisch erforderlicher Einstellungen.
Die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät bzw. der Zugriff auf dort bereits gespeicherte Informationen erfolgt, soweit dies für die Bereitstellung des von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienstes unbedingt erforderlich ist, auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
Soweit im Zusammenhang mit technisch notwendigen Cookies personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit die Verarbeitung der Sicherheit und Funktionsfähigkeit des Portals dient, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Für technisch unbedingt erforderliche Cookies ist keine vorherige Einwilligung erforderlich.
NBF setzt im Eigentümer- und Mieterportal keine eigenen Cookies zu Werbe-, Marketing- oder Trackingzwecken ein.
11. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies zur Durchführung der Immobilienverwaltung, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder aufgrund einer anderen datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlage erforderlich ist.
Für die technische Bereitstellung des Portals setzen wir insbesondere die Immoware24 GmbH als Auftragsverarbeiter ein.
Darüber hinaus können abhängig vom jeweiligen Verwaltungsvorgang die unter Ziffer 8 genannten Empfänger personenbezogene Daten erhalten.
12. Datenverarbeitung innerhalb der EU/des EWR
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit unserem Eigentümer- und Mieterportal erfolgt innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EU/EWR).
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR findet im Rahmen des Portals nicht statt.
13. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Daten eines Portalzugangs werden grundsätzlich für die Dauer der Berechtigung zur Nutzung des Portals verarbeitet.
Die Beendigung eines Miet-, Eigentums- oder Verwaltungsverhältnisses führt nicht zwangsläufig zur sofortigen Löschung sämtlicher damit verbundener Daten.
Vertrags-, Abrechnungs-, Buchhaltungs- und Verwaltungsunterlagen können aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen über das Ende des jeweiligen Vertrags- oder Verwaltungsverhältnisses hinaus gespeichert werden.
Nach Wegfall des jeweiligen Verarbeitungszwecks und Ablauf einschlägiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden personenbezogene Daten nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen gelöscht.
14. Datensicherheit
Wir und die von uns eingesetzten Dienstleister treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten gemäß Art. 32 DSGVO.
Die Kommunikation mit dem Portal erfolgt über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung.
Die Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung und des jeweiligen Risikos überprüft und angepasst.
Bitte behandeln Sie Ihre persönlichen Zugangsdaten vertraulich und geben Sie insbesondere Ihr Passwort nicht an Dritte weiter.
15. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Im Rahmen unseres Eigentümer- und Mieterportals findet durch NBF grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigt.
16. Ihre Datenschutzrechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
Recht auf Auskunft – Art. 15 DSGVO
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.
Recht auf Berichtigung – Art. 16 DSGVO
Sie können die Berichtigung unrichtiger bzw. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
Recht auf Löschung – Art. 17 DSGVO
Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Art. 18 DSGVO
Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird.
Recht auf Datenübertragbarkeit – Art. 20 DSGVO
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können Sie verlangen, personenbezogene Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Widerspruchsrecht – Art. 21 DSGVO
Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, haben Sie nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.
Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:
NBF Hausverwaltung & Gebäudemanagement UG (haftungsbeschränkt)
Eugen-Martin-Str. 21 d
79106 Freiburg im Breisgau
Telefon: 0761 769 90 86 0
E-Mail: hallo@nbf-hausverwaltung.de
17. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Für uns ist insbesondere zuständig:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI Baden-Württemberg)
Das Recht, sich an eine andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, bleibt hiervon unberührt.
18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn Änderungen des Portals, der eingesetzten Funktionen, unserer Verarbeitungstätigkeiten oder der gesetzlichen Anforderungen dies erforderlich machen.
Es gilt die jeweils im Eigentümer- und Mieterportal veröffentlichte Fassung.
Stand: September 2026